17/09/2015 by patrick

Online boekhouden de toekomst, maar zorg wel voor een back-up!

Bedrijven en ondernemers kiezen er steeds vaker voor om hun administratie online (of in de cloud) te zetten. Er wordt zelf aan de slag gegaan met diverse online boekhoudpakketten. Maar soms wordt dit onderdeel ook uitbesteed aan een boekhouder die online de boekhoud verzorgt. Alle documenten kunnen natuurlijk online worden opgeslagen en je hebt vaak ook een back-up. Maar voldoet dit eigenlijk wel aan de bewaarplicht van de belastingdienst.

De belastingdienst heeft de regel welke ondernemers verplicht om de administratie 7 tot 10 jaar te bewaren. Deze verplichting maakt geen onderscheid tussen fysieke documenten en digitaal opgeslagen documenten.

archief

Digitale facturen toch uitprinten

Het printen van de facturen en andere administratieve bestanden is natuurlijk een optie. Maar hiermee voldoet u niet aan de bewaarplicht. Wanneer u een digitaal document afdrukt, moet ook het digitale document beschikbaar blijven. Andersom geldt dit ook. Dus het inscannen van bonnetjes en die vervolgens in de cloud zetten (het online administratiepakket) kan een probleem zijn als u de bonnetjes niet ook fysiek blijft bewaren. Dit is dus iets om rekening mee te houden. Uw boekhouder kan u hierover meer informatie geven.

Ook is er een kans aanwezig dat bij een belastingcontrole van de belastingdienst wordt gevraagd om extra informatie over een factuur of bon. De digitale variant kan bijvoorbeeld slecht leesbaar zijn. Het is dan prettig als u het origineel nog in handen hebt. Online boekhouden is dus absoluut een goede oplossing, veel ondernemers maken er dankbaar gebruik van. Het is echter nog steeds belangrijk om ook de originele versies te blijven bewaren.

Klanten die niet op tijd betalen

Online boekhouden is natuurlijk de toekomst. Veel bedrijven factureren inmiddels al digitaal. En ook bij digitale facturen hebben bedrijven nog steeds te maken met mensen die te laat of niet betalen. Een incassobureau inschakelen kan ervoor zorgen dat uw facturen kort open blijven staan en u weinig tijd kwijt bent aan het achterna zitten van deze mensen. Daar kan namelijk veel tijd in gaan zitten.